Administrowanie flotą samochodową
APC Instytut gwarantuje kompleksową obsługę floty samochodowej użytkowanej przez Klienta. W szczególności w zakres usługi wchodzą:
- przygotowanie i wdrożenie polityki samochodowej dla danej firmy w postaci regulaminów;
- szkolenie pracowników Klienta z ustalonej wcześniej polityki administrowania samochodami;
- wybór najlepszej oferty spośród dostawców kart paliowych w zależności od struktury floty;
- administrowanie kartami oraz kontrola wydatków paliwowych (nadużycia, nieuzgodnione tankowania);
- wydawanie i odbiór samochodów, dopilnowanie wszelkich formalności;
- przygotowanie i przechowywanie wszelkiej koniecznej dokumentacji;
- nadzór oraz egzekwowanie ustaleń określonych w polityce administrowania samochodami;
- raportowanie zdarzeń (szkody, wypadki);
- negocjowanie warunków oraz podpisanie wszelkich niezbędnych umów serwisowych w zakresie napraw, przeglądów, serwisu ogumienia, a także kontrola kosztów pod względem ich zasadności, użytych materiałów i części;
- organizacja szkoleń z bezpiecznej jazdy oraz wprowadzanie innych rozwiązań poprawiających bezpieczeństwo użytkowników floty;
- informowanie oraz przypominanie o terminowych działaniach, np. wymiana opon, badania techniczne, przeglądy;
- wykonywanie ewidencji przebiegu kilometrów (kilometrówki);
- likwidacja szkód komunikacyjnych w zakresie obsługi w towarzystwie ubezpieczeń;
- zapewnienie ciągłości użytkowania aut (pakiety assistance, samochody zastępcze);
- prowadzenie ewidencji pojazdów i ich użytkowników;
- sporządzanie raportów oraz analiza kosztów floty obejmujących m.in. miesięczne przebiegi, szkody komunikacyjne, koszty serwisów;
- telefoniczna pomoc dla użytkowników w zakresie postępowania w związku ze zdarzeniami dotyczącymi korzystania z pojazdów służbowych;
- inne sprawy, które mogą wyniknąć w trakcie współpracy.
Ponadto przy rozszerzonej współpracy APC może wykonać również następujące usługi:
- zakup aut na zlecenie Klienta (negocjacje cenowe);
- pozyskanie środków finansowania floty (leasing operacyjny);
- analiza i wybór najkorzystniejszej oferty wynajmu długoterminowego (wyeliminowanie niekorzystnych zapisów oraz dostosowanie umowy do potrzeb Klienta);
- ubezpieczenie pojazdów (wybór najkorzystniejszej polisy);
- pomoc w zbyciu pojazdów wycofanych z floty Klienta;
- kontrola zasadności kosztów wynajmu aut.
Do Państwa dyspozycji jest również pracownik APC Instytut (wieloletni członek Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych) posiadający ogromną wiedzę i doświadczenie związane z kierowaniem flotą ponad 350 samochodów, który w zależności od potrzeb udzieli porady lub pomocy.
KORZYŚCI
Oszczędność czasu
Nawet w przypadku korzystania z samochodów wynajętych nie można pominąć wielu czynności, których wykonanie wymaga poświęcenia dużej ilości czasu. Należy osobiście odbierać, zdawać oraz wymieniać samochody, sporządzać i sprawdzać protokoły przekazania samochodów, prowadzić (choćby dla działu księgowości) aktualną listę użytkowników wraz z numerami rejestracyjnymi.
Stały dostęp do informacji
Flotą samochodową zajmuje się jedna, konkretna osoba, która jest w stanie w każdej chwili udzielić wszelkich niezbędnych informacji o konkretnym samochodzie lub użytkowniku.
Kontrola kosztów eksploatacji
Pracownik APC ma pod stałą kontrolą wszelkie wydatki eksploatacyjne związane z danym autem, dzięki temu może natychmiast sprawdzić ich zasadność (zbyt duża ilość tankowań czy zbyt duży przebieg miesięczny).
Kompleksowe zarządzanie flotą samochodową w organizacji
Efektywne zarządzanie flotą samochodową obejmuje planowanie, kontrolę oraz optymalizację procesów związanych z użytkowaniem pojazdów służbowych. Odpowiednio zaprojektowana strategia pozwala dopasować strukturę floty do potrzeb operacyjnych, ograniczyć koszty eksploatacji oraz zwiększyć bezpieczeństwo użytkowników. Zarządzanie flotą samochodową obejmuje tworzenie polityki flotowej, analizę kosztów użytkowania pojazdów, wybór form finansowania oraz współpracę z dostawcami usług serwisowych i leasingowych. Istotnym elementem jest monitorowanie wykorzystania pojazdów oraz wdrażanie rozwiązań usprawniających administrowanie flotą samochodową. Coraz częściej stosowany outsourcing floty samochodowej umożliwia przekazanie wybranych procesów specjalistom i zwiększenie przewidywalności kosztów. Takie podejście pozwala utrzymać pełną kontrolę nad zasobami transportowymi i wspiera długofalową efektywność działania organizacji.
Profesjonalna obsługa floty samochodowej i optymalizacja kosztów eksploatacji
Profesjonalna obsługa floty samochodowej koncentruje się na bieżącym utrzymaniu pojazdów oraz zapewnieniu ciągłości ich użytkowania w działalności operacyjnej. Obejmuje organizację przeglądów technicznych, napraw i serwisu, prowadzenie dokumentacji oraz kontrolę terminów i kosztów eksploatacyjnych. Sprawne administrowanie flotą samochodową umożliwia monitorowanie przebiegów, zużycia paliwa oraz szybkie reagowanie na nieprawidłowości. Ważnym elementem jest także wsparcie użytkowników pojazdów, koordynacja samochodów zastępczych oraz obsługa szkód komunikacyjnych. Wiele organizacji wybiera outsourcing floty samochodowej, który pozwala przekazać zadania administracyjne wyspecjalizowanemu podmiotowi. Dzięki temu flota funkcjonuje w sposób uporządkowany, przewidywalny kosztowo i zgodny z przyjętymi procedurami.
Zobacz również:
