Masz coraz więcej zadań i niewiele czasu na ich realizację? Lista zadań piętrzy się i przytłacza Cię zamiast się kurczyć? Chcesz wiedzieć, jak zarządzać swoim czasem, by osiągnąć zamierzone cele? W tym artykule przedstawimy kilka prostych metod, które wspierają dobrą organizację pracy.
Lista zadań, która pomoże zamiast przytłaczać
Lista zadań to tylko z pozoru prosta metoda. Niestety samo zanotowanie zadań do wykonania nie zawsze będzie pomocne. Sporządzenie efektywnej listy wymaga naszej wnikliwości i odpowiedniej analizy celów i ich priorytetyzacji. Jeżeli nauczymy się stawiać sobie mierzalne i konkretne wymagania, lista zadań może okazać się lekarstwem zarówno na brak czasu jak i na prokrastynację.
CZYTAJ TAKŻE: O niedoborze witaminy B12 słów kilka
Jedną ze skutecznych metod jest rozpisanie naszych zadań „od ogółu do szczegółu”. Oznacza to, że w pierwszej kolejności powinniśmy nazwać nasz główny cel, np.: sporządzenie raportu. Następnie, nasz cel rozbijamy na wiele mniejszych zadań i kroków. Próbujemy wówczas odpowiedzieć na pytania: co kryje się za tą czynnością? Ile zadań będzie musiało złożyć się na realizację celu? Poniżej przykładowy szablon takiej listy:
CEL
- Zadanie
Krok 1.
Krok 2. - Zadanie
Krok 1.
Krok 2.
Możemy tworzyć cele dzienne, tygodniowe, miesięczne lub dłuższe. Kluczowe jest, żebyśmy mogli każdego dnia przekreślić chociaż kilka małych kroków.
Planować czy nie planować? Oto jest pytanie
Czy jeżeli chcemy lepiej zarządzać swoim czasem to powinniśmy planować? To podchwytliwie pytanie, ponieważ odpowiedź negatywna nie jest do końca zła. Planowanie to podstawa dobrej organizacji, jednak opisywanie każdej godziny w naszym kalendarzu może okazać się zgubne.
CZYTAJ TAKŻE: Mobbing w pracy. Jak rozpoznać to zjawisko?
Zgodnie z metodą 60/20/20, żeby zdążyć ze wszystkimi swoimi obowiązkami, powinniśmy zaplanować tylko 60 procent swojego czasu. Dlaczego? Bo pozostałe 40 procent mamy przeznaczyć na czynności niezaplanowane (20 proc.) i spontaniczne (20 proc.). Przykładowo, jeśli założyliśmy, że w ciągu całego dnia skończymy duży projekt, ale po drodze pojawi się nagłe, pilne zlecenie (czynność niezaplanowana) lub pojawią się jakieś problemy techniczne (czynność spontaniczna) nie będziemy w stanie wywiązać się w 100% z planu na dany dzień.
Jak zarządzać swoim czasem? Oto zasada 2 MINUT
Jeżeli wysłanie prostego maila, archiwizacja starych wiadomości lub umówienie ważnego spotkania zajmie ci około dwóch minut – zrób to od razu! Nie odkładaj zadań, które możesz „odhaczyć” w ciągu zaledwie 120 sekund! Często zdarza się, że zwlekamy z wykonaniem wielu prostych czynności. Lista zadań się wydłuża, a zaniedbane „drobne sprawy” zaczynają z czasem coraz bardziej nas dręczyć, obciążając nasze myśli. Warto więc przejrzeć swoją listę zadań, bo może się okazać, że bardzo szybko się ona skurczy.
To zajmuje kwadrans!
Kolejną metodą jest zasada piętnastu minut. Chodzi o to, żeby – podobnie jak w przypadku zasady 2 minut – zastanowić się, jaka czynność zajmuje nam kwadrans. Może to być porządkowanie dokumentów, nauka kilku nowych słówek branżowych w obcym języku lub telefon do współpracownika.
Ważne, by byśmy mogli je w każdej chwili przerwać.
Jeśli już wiemy, co z naszych zadań zajmie nam tyle czasu, możemy tę wiedzę wykorzystać! Mając „luźne piętnaście minut” warto wykonać jedną z takich czynności pomiędzy innymi obowiązkami.
Jak zarządzać czasem? Wypisz główne „rozpraszacze” !
Dystraktory, nazywane potocznie „rozpraszaczami”, to różne czynniki, które wpływają niekorzystnie na naszą koncentrację. W konsekwencji odciągają nas od zaplanowanego wcześniej działania. Jedną z kluczowych metod w walce z odkładaniem wszystkiego „na jutro” jest dostrzeżenie, co najczęściej zaburza nasze skupienie. Powiadomienia w telefonie? Podjadanie? A może zbyt gadatliwy współpracownik? Ważne jest więc, żeby określić:
- Czynniki, które najczęściej nas rozpraszają
- Okoliczności, w których najczęściej ulegamy rozpraszaczom
- Sposoby na odrzucanie/unikanie rozpraszających czynników
Mierz siły na zamiary!
Serię krótkich porad kończymy mickiewiczowskim zwrotem „Mierz siły na zamiary”. Oznacza to, że jeśli postawimy sobie ambitne cele, zawsze w jakiś sposób znajdziemy motywację do ich realizacji.
Chociaż pewne trudności z „odkładaniem spraw na później” są uniwersalne, sposoby zarządzania czasem pracy mogą być bardzo różne. Najważniejsze jest, żeby dopasować odpowiednie metody do swojego temperamentu i poziomu motywacji. Powodzenia!