Zalety outsourcingu pracowniczego i wybór odpowiedniej firmy
Dla pracodawcy zatrudnienie pracownika wiąże się z kosztami daleko przekraczającymi wysokość wynagrodzenia za pracę. Oszczędność czasu oraz optymalizacja kosztów to niewątpliwie największe zalety outsourcingu pracowniczego. Dlatego właśnie z tego rozwiązania korzystają zarówno duże, jak i mniejsze przedsiębiorstwa.
Co to jest outsourcing pracowniczy
Outsourcing polega na wyodrębnieniu określonych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie i powierzeniu ich realizacji innym podmiotom. Wdrażanie outsourcingu w firmie ma na celu przede wszystkim uzyskanie dostępu do zasobów, którymi przedsiębiorstwo nie dysponuje oraz przeznaczenie posiadanych już zasobów do wykonania innych zadań. Pojęcie outsourcingu pracowniczego dotyczy wydzielenia ze struktury organizacyjnej firmy elementów związanych z zatrudnianiem pracowników. W tym kontekście można mówić o usługach obsługi procesu rekrutacji, szkoleń, działu kard, płac itp.
Zalety outsourcingu pracowniczego
Outsourcing pracowniczy przynosi wiele korzyści firmom, które podjęły strategiczną decyzję o wdrażaniu tego rozwiązania. Do najważniejszych zalet outsourcingu pracowniczego należą: oszczędność czasu, gwarancja ciągłości pracy, optymalizacja kosztów oraz ograniczenie procesów HR-owych w firmie.
Oszczędność czasu
Czynności związane z rekrutacją i selekcją pracowników, prowadzeniem akt osobowych, czy dopełnianiem formalności urzędowych zabierają tym więcej czasu, im więcej pracowników jest zatrudnionych w firmie. Zlecając obsługę czasochłonnych procesów, zaoszczędzony czas można przeznaczyć na realizację podstawowej działalności przedsiębiorstwa. Jak mówi przysłowie, czas to pieniądz.
Gwarancja ciągłości wykonywania pracy
Korzystanie z outsourcingu pracowniczego pozwala na natychmiastowe uzupełnienie niedoboru personelu w czasie zwiększonego zapotrzebowania na pracowników. Umożliwia również zastąpienie pracownika będącego na urlopie czy zwolnieniu.
Optymalizacja kosztów
Niewątpliwą zaletą outsourcingu pracowniczego jest to, że pozwala na optymalizację kosztów działalności. Cześć kosztów przechodzi na usługodawcę, w zamian za jedną opłatę, którą zalicza się jako koszty zewnętrzne.
Ograniczenie procesów HR-owych
Wydzielenie ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa części zadań działu kadr i płac pozwala na znaczne zmniejszenie obiegu dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników, kontaktami z urzędami i instytucjami państwowymi, firmami ubezpieczeniowymi czy dostawcami benefitów pracowniczych.
Jak wybrać firmę outsourcingową?
Ze względu na swoje zalety, outsourcing pracowniczy stał się popularną metodą na zwiększenie efektywności wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa. Obecnie na rynku funkcjonuje wiele firm oferujących usługi związane z outsourcingiem pracowniczym. Dlatego decyzja o podjęciu współpracy z jedną z nich powinna być poprzedzona odpowiednią analizą. Jakie zatem czynniki należy brać pod uwagę wybierając usługodawcę?
Jakość oferty
Przeglądanie oraz porównywanie dostępnych na rynku ofert to naturalny, pierwszy krok w selekcji potencjalnych kontrahentów. Po początkowej selekcji warto przyjrzeć się szczegółom zebranych propozycji outsourcingu pracowniczego. Oprócz dostosowania do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa, na jakość oferty składa się również tzw. wartość dodana. Są to aspekty usługi wykraczające poza potrzeby klienta i jednocześnie wnoszące dla niego dodatkowe korzyści. Jest to element, który pomaga w znacznym zakresie ograniczyć wybór najlepszej oferty. Dobrym pomysłem jest wybór kontrahenta oferującego szeroki wachlarz usług związanych z outsourcingiem pracowniczym. Pozwoli to na rozszerzenie współpracy w przyszłości oraz szybsze dostosowanie się do zmian na rynku.
Doświadczenie firmy
Ważnym czynnikiem wyboru odpowiedniej oferty jest doświadczenie usługodawcy. Fakt istnienia danej firmy na rynku od wielu lat może wskazywać na jej kompetencje oraz obeznanie w branży. Na doświadczenie firmy składają się również wiedza i umiejętności jej personelu, dlatego warto umówić się na spotkanie, lub wideokonferencję z pracownikiem potencjalnego kontrahenta odpowiedzialnym za usługę outsourcingu pracowniczego. Dzięki temu można lepiej ocenić profesjonalizm i kwalifikacje usługodawcy.
Wiarygodność firmy
Dobrą praktyką przed podjęciem współpracy jest sprawdzenie wiarygodności potencjalnego kontrahenta. Należy przede wszystkim sprawdzić przedsiębiorstwo w oficjalnych rejestrach, z których otrzymamy informacje o tym, kto jest właścicielem firmy i kto może ją reprezentować, jaki jest faktyczny zakres jej działalności, czy nie jest zawieszona oraz czy widnieje na liście dłużników.
Można również poprosić usługodawcę o zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o braku zaległości w rozliczeniach oraz z ZUS o niezaleganiu w składkach. Pozwoli to na ocenę stabilności finansowej firmy outsourcingowej. Atutem kontrahenta są również wszelkie certyfikaty wywiadowni gospodarczych świadczące o jego wiarygodności np. Certyfikat Rzetelności wystawiany przez Krajowy Rejestr Długów czy Certyfikat Wiarygodności Biznesowej wydawany przez Bisnode Polska.
Referencje firmy
Warto również poprosić potencjalnego usługodawcę o przedstawienie swoich referencji. Można dzięki temu dodatkowo zawęzić wybór poprzez uzyskanie od klientów danej firmy informacji o przebiegu dotychczasowej współpracy z perspektywy usługobiorcy.
Podsumowanie
Outsourcing pracowniczy to elastyczne narzędzie mogące pomóc przedsiębiorstwu w dostosowaniu do szybko zmieniających się warunków na rynku a nawet wyjść z kryzysu. Decyzja o skorzystaniu z tego rozwiązania ma charakter strategiczny i powinna być poprzedzona analizą uwzględniającą nie tylko szczegóły oferty lecz również wiarygodność potencjalnego usługodawcy.