Outsourcing jako rozwiązanie antykryzysowe, czyli tonący specjalistów się chwyta

Co ma statek do zarządzania? Co zrobić, gdy firma opada na dno? I wreszcie – czy podmioty outsourcingowe potrafią uporać się z węzłem marynarskim? Szukamy odpowiedzi na te i inne fundamentalne pytania. Sprawdzamy też, jak metoda outsourcingu sprawdza się na pełnym morzu i czy może stać się rozwiązaniem antykryzysowym.

O outsourcingu pisaliśmy więcej tutaj. Przypomnijmy jednak krótko, czym w ogóle jest outsourcing i jakie korzyści płyną – szczególnie na wzburzonych wodach – z takiego rozwiązania.

Outsourcing – czym jest?

Zacznijmy od rozszyfrowania nazwy, bo cały mechanizm outsourcingu kryje się właśnie w tej początkowo odstraszającej terminologii. Nazwa pochodzi z języka angielskiego i składa się z trzech słów: outside, resource, using. W dosłownym tłumaczeniu możemy powiedzieć, że outsourcing polega na „wykorzystywaniu zewnętrznych zasobów”.

Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my – stwierdził Henry Ford, inżynier i założyciel Ford Motor Company. I chociaż słowa te wypowiedział w 1923 roku, przewidział co przyniesie przyszłość.

Outsourcing to w dzisiejszych czasach nowoczesna metoda zarządzania. Opiera się dokładnie na tym, co zaproponował amerykański przemysłowiec: na przekazaniu wybranych zadań i obowiązków firmie zewnętrznej. „Mayday! Mamy problem!” – krzyczymy z pokładu naszego przedsiębiorstwa do niezależnych wykonawców i wskazujemy obszar, w którym potrzebujemy wsparcia.

Przykładowo, jedną z metod optymalizacji kosztów zatrudnienia w firmie jest outsourcing usług biurowych. Daje możliwość przekazania danej części pracy wymagającej określonej kwalifikacji zewnętrznym specjalistom. Wyróżnić można także outsourcing pracowniczy, który z kolei gwarantuje  oszczędność czasu, ciągłość pracy, optymalizację kosztów czy ograniczenie procesów HR-owych.

Outsourcing jako rozwiązanie antykryzysowe

Co robić, gdy nasza firma przechodzi kryzys? Czy na wzburzonym morzu skomplikowanego zarządzania przedsiębiorstwem outsourcing może okazać się kamizelką ratunkową (a nawet całkiem sporą tratwą)? Metoda ta wykorzystana w umiejętny sposób sprawi, że poczujemy tylko delikatne kołysanie.

CZYTAJ TAKŻE: Zalety outsourcingu pracowniczego i wybór odpowiedniej firmy

Jak wiadomo, kierowanie organizacją to złożony proces porównywany przez niektórych do cyklu życia. Gdy świat pędzi do przodu, nasze przedsiębiorstwo musi podążać z duchem czasu, bo inaczej umrze. Pojęcie kryzysu to w końcu sytuacja, w której nasze poczucie stabilności zostaje w jakiś sposób zaburzone. A mocna konkurencja, inflacja, konieczność redukcji kosztów czy potrzeba usprawnienia działalności naszej firmy mogą sprawić, że przestaniemy czuć grunt pod nogami. To jeszcze nie taka zła wiadomość! Skok na głęboką wodę może okazać się niezwykle wzbogacającym doświadczeniem dla naszej firmy. Pamiętajmy, że kryzysy  bywają szansą na pozytywną zmianę. Pojawia się więc ważne pytanie – jak nie utonąć?

Tonący specjalistów się chwyta

Chwyćmy się specjalistów! Jednym z najczęściej spotykanych powodów zainteresowania przedsiębiorstw usługami outsourcingowymi jest wspomniana już potrzeba ograniczenia kosztów funkcjonowania. Jak wynika z badań, wyspecjalizowane podmioty outsourcingowe dysponują zaawansowaną wiedzą, standaryzacją i odpowiednim doświadczeniem w ramach wieloletniej współpracy z klientami. „Korzyści finansowe wynikające z powierzenia wykonania pewnych zadań podmiotom outsourcingowym są niezaprzeczalne” – twierdzi badaczka Joanna Cecelak.

CZYTAJ TAKŻE: Outsourcing usług biurowych i administracyjnych

Ponadto zredukowanie struktury organizacyjnej przełoży się na osiąganie celów motywacyjnych i uwolnienie zasobów naszych pracowników. Nie będą musieli zdobywać kwalifikacji w nieznanych im dziedzinach, a jedynie (lub aż) udoskonalać w swoim fachu. Nasza firma-statek będzie mogła wówczas wypłynąć na szerokie wody i złapać wiatr w żagle. Wszystko dlatego, że właściwe osoby staną w końcu za sterem zamiast klarować liny lub uczyć się skomplikowanych węzłów marynarskich. Od tego będzie outsourcing.

Podmiotom outsourcingowym wykorzystującym efekt ekonomii skali opłaca się często inwestować w nowoczesne technologie oraz zatrudniać i szkolić wysokiej jakości specjalistów. Przedsiębiorstwa zyskują dzięki temu:

• Łatwy dostęp do informacji lepszej jakości
• Uproszczenie struktur organizacyjnych
• Poprawę jakości zarządzania działalnością podstawową
• Wyższe zyski

Z usług outsourcingowych płyną także korzyści związane z redukcją ryzyka. Jak wskazują analitycy, dla niektórych przedsiębiorców jest to aspekt nierzadko przewyższający obniżanie kosztów. Chodzi w szczególności o mandaty, grzywny, odsetki czy obliczanie zobowiązań publicznoprawnych. „Zewnętrzne firmy, które zajmują się takimi obszarami biorą pełną odpowiedzialność za błędy w księgach, listach płac, deklaracjach podatkowych czy ZUS” – podkreśla Cecelak.

Dzięki zastosowaniu narzędzi outsourcingowych zyskujemy zwiększenie:

• Aktywności przedsiębiorstwa na rynku; 
• Środków na inwestycje;
• Wzmocnienie pozycji konkurencyjnej przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów wewnętrznych.

W jakim kierunku płyniemy, kapitanie?

Na koniec warto wspomnieć, że zanim zatrudnimy zewnętrzną firmę do przejęcia części naszych obowiązków, musimy bardzo dokładnie ustalić cel tej współpracy. Co chcemy osiągnąć? Do tego potrzebna będzie szczegółowa analiza potencjalnych korzyści, które dany przedsiębiorca chce uzyskać. Czy za sprawą outsourcingu chcemy poprawić jakość funkcjonowania poszczególnych sektorów? A może zredukować ryzyko na konkretnej płaszczyźnie? To już decyzja samego kapitana.  

Miejmy jednak na uwadze, że outsourcing to współpraca długofalowa. Jeśli dobrze trafimy i obydwie strony będą zadowolone, pozostaje nam już teraz nic innego, jak płynąć na fali naszego sukcesu. Ahoj!